Consigli per Fare il Backup

Una procedura di backup che garantisca il salvataggio corretto e regolare dei nostri dati importanti è essenziale per permetterne il ripristino ad ogni evenienza, quali ad esempio danneggiamento di hard disk, cancellazione involontaria o virus. Non esiste una modalità di backup in assoluto migliore delle altre, in quanto molto sta alla soggettività delle diverse situazioni e alle nostre preferenze; vi sono però delle linee guida sempre valide, che possono indicarci gli aspetti più importanti da valutare, aiutano ad evitare gli errori più comuni ed a scegliere la soluzione migliore per noi.

Risulta essere importante sottolineare la differenza tra backup e archiviazione.
Il backup si concentra sui dati “attivi”, file sui quali stiamo lavorando o accediamo frequentemente. Di questi dati, mantenuti nei nostri hard disk, viene regolarmente effettuata una copia di backup per permetterne il ripristino in caso di cancellazione o distruzione. La copia di backup dei dati copre un periodo di tempo nell’ordine delle settimane. I punti chiave del backup sono la strategia, l’automatismo e una velocità di lettura/scrittura compatibile alla dimensione dei dati.
L’archiviazione invece riguarda i dati “non attivi”, file ai quali non stiamo lavorando e accediamo di rado. Vogliamo mantenere copia di questi file per potervi accedere in futuro, ma vogliamo spostarli dal nostro hard disk per ragioni di ordine e spazio. L’archiviazione riguarda tutti i dati che abbiamo prodotto nel corso degli anni. I punti chiave dell’archiviazione sono longevità, espandibilità e costo.
Di seguito faremo riferimento al backup, ma gli argomenti che tratteremo sono di valido supporto in egual misura a chi è interessato all’archiviazione di dati.

Non sottovalutiamo l’importanza di un piano di backup efficace. La perdita dei nostri dati può sembrarci un’ipotesi remota, ma l’esperienza ci insegna che quando meno ce lo aspettiamo ciò può accadere. Facciamo tutto il possibile oggi, per non dover rimpiangere la perdita dei nostri dati domani.

Identifichiamo i file per noi importanti e la loro posizione nei nostri hard disk, saranno questi i file soggetti a backup. Se domani il mio hard disk dovesse danneggiarsi irreparabilmente, quali dati vorrei poter recuperare? In questa lista saranno sicuramente presenti i documenti da noi creati, le nostre foto ed i nostri video personali, i “preferiti” dei nostri browser, la posta elettronica archiviata localmente sui nostri computer e tutto ciò che in caso di perdita di dati non saremmo in grado di recuperare facilmente. Ha senso includere in questa lista i programmi? Di questi abbiamo i CD di installazione o sarà possibile scaricare le ultime versioni disponibili al momento di una loro nuova installazione: includerli nella lista comporterebbe probabilmente uno spreco di spazio e un allungamento dei tempi di backup; se utilizziamo invece dei programmi difficilmente reperibili, meglio invece metterli in lista.

Organizziamo i nostri file per facilitare le operazioni di backup. Salviamo per esempio tutti i nostri documenti e file importanti all’interno della cartella Documenti o nella cartella utente, organizzati in sotto cartelle secondo le nostre preferenze (immagini, video, etc. ): in questo modo, effettuando il backup della cartella scelta, saremo sicuri di avere tutti i nostri dati al sicuro. Facciamo attenzione ai programmi che hanno le loro cartelle predefinite per il salvataggio dei dati, come ad esempio i programmi di messaggistica istantanea che registrano le conversazione che potremmo voler salvare.

Ridondanza. Non effettuare mai i backup su un solo supporto. Mantenere una sola copia dei nostri file non significa effettuarne il backup, ma semplicemente trasferirli da un supporto ad un altro, e questo non ci tutela dalla perdita di dati.
Salviamo i nostri file importanti in più di un supporto e mai nello stesso supporto che ospita i dati originali:se il disco in questione si danneggiasse, i dati originali ed il nostro backup verrebbero perduti nello stesso momento. A tal proposito potremmo avere strategie diverse per file di importanza diversa, per tutelare in modo particolare alcuni dati attraverso un numero maggiore di copie.

Scegliamo una frequenza di backup compatibile alle nostre esigenze. La frequenza di backup è strettamente legata alla velocità con la quale produciamo dati e dall’importanza degli stessi: se stiamo lavorando ad un progetto importante è conveniente salvare copie di backup molto spesso, anche a distanza di poche ore. Quante ore di lavoro su questo file sono disposto a perdere? La risposta a questa domanda è la vostra frequenza di backup; valutiamo per questi casi backup automatici con l’ausilio di utilità/software di backup.

Scegliamo il supporto di backup adatto alle nostre esigenze. Il supporto di backup è il dispositivo nel quale scegliamo di memorizzare le nostre copie di backup (ad esempio un hard disk esterno). Dobbiamo fare attenzione alla capacità del supporto, pensando alla quantità di dati che presumibilmente dovremmo gestire nel corso del tempo (in caso di un aumento non previsto della quantità di dati, dovremmo migrare ad un supporto più capiente). Anche la velocità del dispositivo è un fattore chiave, in quanto ci deve permettere il salvataggio (scrittura) ed il ripristino (lettura) dei nostri dati in tempi per noi ragionevoli. I dispositivi portatili sono molto comodi ma sono esposti ad urti durante il trasporto: gli hard disk dalla loro parte hanno la grande capacità ed un costo al Giga Byte contenuto, di contro le loro componenti meccaniche li rendono fragili; i dischi allo stato solido (come le pendrive usb) sono molto più resistenti e facili da trasportare per le loro dimensioni contenute, di contro hanno una capacità minore ed un costo al Giga Byte elevato.

Idealmente le copie di backup devo essere mantenute in luoghi diversi, distanti tra loro. In alcuni casi questa precauzione potrebbe sembrare eccessiva, ma quando si parla di backup tutto è dimensionato all’importanza dei dati. Se stiamo parlando di un progetto, la perdita di dati significa giorni di lavoro andati in fumo e il non rispetto delle date di consegna, che si tramuterebbe in un danno economico.

Non fidiamoci ciecamente dei nostri backup: testiamone l’efficacia. Dopo aver effettuato un backup per la prima volta, conduciamo un test per verificarne il funzionamento, recuperando per esempio dei file salvati per verificare che il backup sia andato effettivamente a buon fine.

Evitiamo di generare dati dei quali dover effettuare backup. Se ad esempio utilizziamo un client di posta elettronica per gestire il nostro account e-mail, è preferibile lasciare nel server una copia dei nostri messaggi: in questo modo non dovremmo preoccuparci di dover effettuare il backup della nostra posta.

Facciamo attenzione allo stato di salute dei nostri dischi. In alcuni casi i guasti di questi dispositivi sono improvvisi, ma in molti altri ci sono dei segnali che possono farci capire il problema in tempi utili. Eseguiamo periodicamente delle utilità disco sui nostri supporti di backup per verificarne lo stato di salute e facciamo attenzione ai rumori molesti, quali ticchettii, tipici degli hard disk sulla via della rottura. Queste accortezze potrebbero farci individuare il problema in tempo per salvare dati che altrimenti andrebbero inevitabilmente persi.

Definiamo una nostra routine di lavoro ed una strategia di backup; operiamo poi in modo sistematico secondo quanto definito: cambiare spesso in questo ambito non porta a buoni risultati ed il rischio è quello di effettuare backup poco efficaci o dimenticare dati importanti che potremmo non riuscire a recuperare.

In questo articolo ho illustrato le linee guida valide in ogni situazione e non entrando nello specifico dei software ed utilità di backup. Il mio consiglio è comunque quello di automatizzare le procedure di backup. Se confidiamo nella nostra costanza nell’effettuare manualmente le copie di backup, presi dal lavoro di tutti i giorni e dai mille impegni, potremmo trovarci con un backup troppo datato per essere considerato utile.

Come detto in apertura di questo articolo, non esiste una strategia di backup valida per ogni situazione.
Presento comunque un possibile scenario, che rappresenta la combinazione di diverse strategie.

Immagine di Sistema
: consiste nella creazione di un backup dell’intero sistema (sistema operativo, driver, programmi, ecc.) e permette il suo completo ripristino in caso di bisogno.
È utile effettuare un’immagine di sistema all’acquisto di uno nuovo notebook o desktop con sistema operativo preinstallato, in caso questi non abbiano funzionalità integrate di ripristino: fatelo prima di apportare modifiche al sistema!
L’immagine di sistema ne permette il ripristino rapido ed automatico, utile soprattutto nei casi di sistemi con tempi lunghi di installazione e configurazione o che richiedano tempi di ripristino brevi. Pensiamo ad un disegnatore che abbia una scadenza per il suo progetto: i dati di progetto saranno salvati oltre che sul suo disco locale, anche in copia in un disco remoto; nel caso il suo computer dovesse compromettersi, attraverso un’immagine di sistema potrebbe avere a disposizione un sistema funzionate con i software necessari sul quale lavorare e potrebbe recuperare i dati di progetto dal backup remoto.

Backup automatizzato: utilizzare un software o utilità tra le tante disponibili sul mercato o tra le proposte freeware (gratuite) per il salvataggio periodico automatizzato dei nostri dati importanti. Salviamo i dati su un dispositivo esterno al sistema che contiene i dati originali, che non dovremmo cancellare; se intendiamo cancellare i dati originali (stiamo quindi pensando ad una archiviazione) ricordiamo di mantenere due copie distinte di questi dati in due distinti dispositivi.